Hard- und Software müssen dem Handelsvertreter nach § 86a Abs. 1 HGB kostenlos zur Verfügung gestellt werden, wenn die Verwendung durch den Unternehmer veranlasst ist und ausschließlich zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Eine im Vertriebsrecht wichtige Regelung stellt § 86a Abs. 1 HGB dar. Danach hat der Unternehmer als Auftraggeber des Handelsvertreters die zur Ausübung der Tätigkeit erforderlichen Unterlagen kostenlos zur Verfügung zu stellen.

Der Begriff der Unterlagen im Sinne von § 86a Abs. 1 HGB ist weit auszulegen. Dazu gehört alles, was dem Handelsvertreter zur Ausübung seiner Vertriebstätigkeit für den Unternehmer dient und aus der Sphäre des Unternehmers stammt, z.B.  Muster, Werbeunterlagen, Preislisten, Geschäftsbedingungen. Hiervon erfasst werden auch sonstige Sachen, die der Handelsvertreter speziell zur Anpreisung bei der Kundschaft benötigt. Hard- und Software wird auch zu diesen Unterlagen gezählt.

Muss der Unternehmer aber alle zur Ausübung der Tätigkeit erforderlichen Unterlagen zur Verfügung stellen? Hat der Handelsvertreter Anspruch darauf, dass ihm ein PC und Software kostenlos zur Verfügung gestellt werden? Nein, denn der Handelsvertreter ist selbst Unternehmer und hat nach § 87d HGB die im regelmäßigen Geschäftsbetrieb anfallenden Kosten selbst zu tragen. Die Unterlagen nach § 86a Abs. 1 HGB müssen für die spezifische Anpreisung der Ware unerlässlich oder unverzichtbar sein. Nur die Hilfsmittel, die der Handelsvertreter spezifisch aus der Sphäre des Unternehmers benötigt, um seine Tätigkeit überhaupt ausüben zu können, sind kostenlos zur Verfügung zu stellen.

Hard- und Software kann daher im Einzelfall zu den notwendigen Unterlagen gehören. Ist ein EDV-System für die Übermittlung der Preisdaten an den Handelsvertreter erforderlich, muss dieses System dem Handelsvertreter kostenfrei zur Verfügung gestellt werden. Gleiches gilt für aus Software und Hardware bestehende Systeme sowie für spezielle Software für den Zugang zu den für die Vermittlung erforderlichen aktuellen Unternehmensdaten. Die Unverzichtbarkeit für den Abschluss von Verträgen und die Anbindung an das Informationsverarbeitungssystem des vertretenen Unternehmers sowie die eingeschränkte Nutzbarkeit für eigene Zwecke, nämlich ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen, spricht für erforderliche kostenfrei zur Verfügung zu stellende Unterlagen im Sinne des § 86a Abs. 1 HGB.